Tips Sukses Menyelenggarakan Sebuah Event

Mengadakan sebuah event membutuhkan perencanaan yang matang agar event berjalan lancar dan sesuai dengan yang kita harapkan, berikut ini acara-event ingin membagikan tips sukses mengadakan sebuah event.

1. Merencanakan lebih awal. Semakin awal merencanakan sebuah event semakin baik. Pikirkan  tentang event yang akan anda atur sebelum anda memulai kemudian mengambil aksi secara bersama-sama dengan tim anda. Buatlah rencana berapa lama anda dapat menyelesaikannya dan siapa yang dapat dihubungi untuk membantu anda.

Berikut ini adalah beberapa Pertanyaan yang harus anda tanyakan pada diri anda sendiri ketika merencanakan sebuah event:

• Apakah tanggal/waktunya pas dan event yang akan diadakan  tidak berbenturan dengan berbagai event populer yang ada di daerah anda ?
• Siapa saja yang dapat menolong anda jika ada sesuatu ?
• Apakah anda memerlukan sebuah kepanitiaan?
• Reward Apakah yang anda harapkan ?
• Apakah event yang akan anda adakan cukup berharga untuk dikerjakan? Misalnya event tersebut dapat memberikan anda pemasukan lebih dari yang anda belanjakan?

2. Bekerja sama dalam team. Semakin besar event semakin banyak orang yang anda butuhkan untuk membantu anda. Setelah anda sudah merencanakan eventyang akan anda adakan, diskusikanlah hal tersebut dengan tim anda. Delegasikan apa yang harus dilakukan dan tekankan pentingnya setiap orang menjalankan pekerjaan mereka dengan baik.

3. Bekerja sesuai anggaran. perhitungkan berapa banyak anda atau organisasi anda berbelanja untuk event. Biaya surat menyurat, percetakan, photo copy, alat-alat, dan biaya konsultasi. Perhatikan sekelilingmu apakah kamu bisa menemukan seseorang atau sebuah perusahaan untuk membiayai beberapa hal yang anda butuhkan, khususnya dalam hal pengumpulan dana. Pendapatan yang bisa kamu raih sendiri dapat berasal dari tiket atau entry fees, sponsoring, bantuan, advertising, lelang maupun penjualan barang dan makanan.

4. Jangan lupa membuat daftar!. Buatlah daftar kebutuhan anda dengan cermat sehingga tidak satupun terlewatkan. Kamu dapat melakukannya dengan mudah dengan cara menyiapkan pulpen dan buku catatan disamping tempat tidur anda, karena biasanya ketika menjelang tidur, pikiran kamu mulai mengingat semua hal yang belum dikerjakan. Tulis semuanya sehingga anda tidak lupa.

5. Pemasaran. Kunci kesuksesan dari sebuah event adalah seberapa baik strategi marketingnya.

Berikut ini adalah sedikit pertanyaan yang harus kamu tanyakan untuk menolong kamu dalam membuat perencanaan marketing yang baik.

• Siapakah target pemasaran kamu dan bagaimana kondisi target pemasaran kamu ?
• Apakah kamu memerlukan spanduk atau poster, Berapa banyak, siapa yang akan mendesain dan mencetaknya, dan dimana kamu dapat menemukan mereka?
• Apakah kamu membutuhkan press release ke koran lokal, radio lokal atau lainnya?
• Apakah kamu perlu mencetak undangan khusus bagi target pemasaran kamu?

 6. Tempat event. Tempat event yang kamu pilih merupakan hal yang sangat penting dalam suksenya sebuah event karena Hal ini dipengaruhi oleh siapa yang akan hadir, umur mereka dan berapa lama mereka berada dalam tempat tersebut?

Berikut ini sedikit pertanyaan yang perlu dalam memilih tempat untuk sebuah event :

• Apakah tempat dapat digunakan sesuai tanggal dan waktu yang diinginkan?
• Apakah ukuran tempatnya memadai?
• Apakah tempat tersebut memiliki akses yang baik?
• Apakah diperlukan deposit?
• Apakah meja dan kursi yang ada cukup?
• Apakah mereka menyediakan jasa catering? Berapa banyak dan apa saja pilihannya?
• Apakah tersedia ruang-ruang khusus?
• Bagaimana fasilitas toilet yang mereka miliki? Bagaimana aksesnya?
• Apakah anda membutuhkan TV, video, CD Player, Mic atau perlengkapan multimedia tambahan?

7. Siapkan rencana cadangan, dalam mengorganisasikan sebuah event. Segala kekhawatiran mungkin dapat terjadi, semua kerja keras anda dapat hilang akibat hujan atau cuaca buruk untuk itu selalu siapkan sebuah rencana cadangan untuk menghadapi kondisi tersebut ke dalam perincian rencana anda. Dan jangan lupa, kerjakan semuanya dalam suasana yang menyenangkan.